キム社員は会議が終わるとすぐに席を整理します。特別な秘訣はありません。議事録の作成から業務の整理まで、彼はAIを活用して作業の流れを自動で整えています。
一方、同じチームの別の新入社員は、会議が終わるたびに混乱しています。会議は長かったものの、誰が何をすることになったのか、どのような決定が下されたのかは不明瞭です。議事録を作成しようとしても発言が交錯し、要点は途中で流れてしまいます。上司は「会議内容を整理してみろ」と言いますが、どこから始めれば良いか分かりません。企画も実行もぼやけた状態です。
会議が効率より混乱を残す瞬間です。特に経験が浅い新入社員にとっては、会議が情報伝達ではなくストレスとなります。整理されていない会議は組織全体の足を引っ張り、「会議の後に何をすべきか」が分からない実務者は方向を失います。
このような限界をAIが補完しています。単純な議事録作成を越えて、会議の目的・決定事項・実行課題を整理する技術が実務に導入されています。音声認識、話者分離、キーワード抽出、要約整理はもちろん、発言者ごとの整理と担当者の指定までサポートされます。会議中に下された決定と責任者が明確になることで、実務の方向も明瞭になります。
これらの機能は特に新人実務者に役立ちます。会議音声やメモをコピーしてAIに貼り付け、「主要な決定事項と担当者を整理して」、「発言ごとのテーマを要約して」、「会議の目的、合意された結果、次のアクションを区分して」とリクエストすると、会議内容が自動で整理されます。草稿文書を基に、報告書や会議結果の共有メールも容易に作成できます。
質問前に役割を与えれば応答の質はさらに向上します。「君は今から会議専門秘書だ。この議事録を整理して」と入力すると、AIは状況に合った文章構成とトーンで答えます。単純な要約を越えて、会議の目的と実行中心の整理が可能になります。
国内でも会議特化AIサービスが多様に活用されています。ネイバーのクラウドコノートは多言語認識、企業専用用語登録、強力なセキュリティ機能を備えて広く使用されている議事録サービスです。会議中にメモやブックマーク機能も提供されます。
ソルナノートは公共機関を中心に普及しており、高いセキュリティと音声認識の正確性を持っています。
ただし、会議内容を記録したりAIに入力したりする際には必ずメンバーの同意が必要です。また、AIが整理した内容は補助であるに過ぎず、主要な判断は人間が行うべきです。要約は素早いかもしれませんが、方向は組織が決定しなければなりません。
会議の本質は長く話すことではなく、正確に整理して実行することです。AIはその本質をサポートするツールです。新入社員に必要なのは、より多くの会議ではなく、より明確な業務構造です。AIがその構造を整えてくれるなら、会議も業務もより簡潔になるでしょう。削減がすぐに始まりです。