ソウル市は全国で初めて、コンピュータ障害やシステムの麻痺状況においても行政サービスが停止しないように「業務管理システム手書き文書処理標準マニュアル」を用意し、これを実際の状況に適用して検証する全部署合同の対応訓練を実施します。
今回の措置は、デジタル行政への依存度が高まっている状況で、コンピュータシステムが一時的に機能しなくても市民対象の行政が持続できるように紙の文書を利用した代替手続きを制度化したものです。
ソウル市は昨年9月に発生した大田国家情報資源管理院の火災で政府のコンピュータシステムが長期間停止し、民願処理および内部行政が麻痺した事例を機に今回のマニュアルを策定しました。当時、一部中央省庁と自治体の行政が一時停止されたことで市民の不便が生じたため、ソウル市は類似の状況でも行政の空白を最小化する対策体系を用意する必要があると判断しました。
特に、ソウル市は1999年から電子文書を導入し、全部署に拡大して実施しています。そのため、最近入社した職員の大部分は手書き文書の作成や紙の決裁を経験したことがない環境で勤務しています。コンピュータ障害時に即時対応が難しい可能性を考慮し、経歴や世代に関係なく全職員が同じ基準で対応できる手書き文書処理手続きをマニュアルとして制度化しました。
ソウル市の手書き文書処理標準マニュアルは、コンピュータ障害時でも行政の効力と記録管理が維持されるよう設計されています。マニュアルには、▲コンピュータ障害時の文書作成・決裁・受付・発送手続き、▲文書番号付与および登録台帳管理方式、▲官印が必要な文書の例外処理基準、▲システム復旧後の電子文書再登録および記録物移管手続きが含まれています。また、▲コンピュータ障害の認識および報告体系、▲部署別役割分担、▲緊急連絡網の運営方式なども明確に規定し、現場での混乱を最小化するようにしました。
ソウル市は策定されたマニュアルが実際に現場で作動するかを確認するため、2月3日から5日まで3日間、全部署合同模擬訓練を実施します。本庁と事業所など720以上の部署が参加し、行政ポータルと業務管理システムが停止された状況を想定し、全職員が同一の手書き文書処理手続きを適用して民願処理と内部決裁を行います。
今回の訓練は単なる形式的な点検ではなく、全国で初めて策定された標準マニュアルが実際の災害・障害状況でも即時作動するかを全職員が同時に検証する実戦型訓練です。コンピュータ障害の認識から報告体系の稼働、手書き文書作成および決裁、文書発送、復旧後のデータ整合性検証まで全過程を実習中心に点検します。
ソウル市は今回のマニュアル策定と訓練を通じて、コンピュータ障害の有無にかかわらず行政サービスが持続できる「業務連続性対応体系」を強化します。将来、訓練結果を基にマニュアルを補完し、自治区および所属機関に拡大適用する方案も検討する予定です。
カン・オクヒョン ソウル市デジタル都市局長は「情報システムが一時的に中断されても、市民が体感する行政サービスは一瞬でも止まるべきではない」と述べ、「今回のマニュアルは単なる文書管理指針ではなく、災害・障害状況でも現場で即時作動する全国初の行政対応基準です」と語りました。